档案从高中阶段开始就要完整、规范，这直接决定你的上海居住证积分或落户申请能不能进入正常审核通道。问题是大多数人并不清楚自己的档案现在在哪、缺什么材料、如何调入上海，等到被退回要求补档时才手忙脚乱。

　　先解决最核心的问题：档案到底应该放在哪里。

　　如果已经调入上海，一般存放在区县人才服务中心，或者你所在的单位——前提是单位有档案保管权限，这一般是指大型国企、学校、科研院所这类处级以上的机关或国有企事业单位。如果还没有调入上海，档案大概率还留在户籍地人才中心，或者你曾经工作过的、有保管权限的外地单位。完全不知道档案在哪里的，建议从大学或研究生毕业的学校开始查。

　　还有一种让人头疼的情况：档案还在自己手里。上海的人才中心不接受个人持有的档案。你必须先带着手里的档案去户籍地人才中心建立正式的档案托管关系，之后再通过正规流程调档到上海。

　　接下来是档案里必须有什么。上海的要求非常明确：档案内容必须从高中阶段一直延续到现单位。这并不是说每一张纸都必须齐全，但有几样东西是绕不开的。

　　高中阶段，《高中毕业生登记表》和学生登记表必须有。大学阶段，《高校毕业生登记表》和成绩单必须有——如果有学士学位，《授予学士学位决定》也必须归档。工作阶段，上海工作期间全部的退工单（或离职证明），以及外地最后一家单位的离职证明，都有明确要求。

　　有一个细节很容易被忽略：外地最后一家单位的离职证明上，离职日期不能早于你在上海首次缴纳社保的日期。材料上反映的工作时间不能重叠，否则审核时会被直接卡住。

　　如果涉及职称或职业资格证书申报，档案里还必须有《评定专业技术职务申报表》或《资格考试合格人员登记表》。国外学历的，则要准备教育部留学服务中心的学历学位认证书等一系列翻译件和复印件。

　　档案材料调入上海，唯一正规的通道是由人才中心出具调档函，然后你凭调档函去档案保管地办理手续。档案的转递必须通过机要方式——这是邮政系统内一种专门的保密通信渠道，与普通快递完全不同。

　　档案不能自己带、不能通过普通快递寄送。唯一的例外是应届毕业生档案，可以由学校或学生就业指导中心通过EMS转递。

　　这里列一份完整的调档流程，你可以对照着操作：

　　一、公司或个人出面，到上海对应的人才中心开具调档函。调档函一共两联，都要送到原档案保管地。

　　二、带上身份证原件和复印件，将调档函送到原档案保管地。可以委托他人代办，一般提供身份证复印件即可。交过去后，对方会给你一张档案转出通知单。

　　三、原档案保管地通过机要方式将档案寄往上海，这个过程一般需要5到10天。

　　四、上海区人才中心收到档案后，会逐项检查材料是否完整。如果有缺失，他们会通知你补材料。

　　有一种特殊情况：档案不在上海、也不在户籍地人才中心。这种情况下，上海的人才中心可能不会直接为你开调档函。解决办法是，你先自己把档案迁回户籍地人才中心，再由上海这边开具调档函，调入你现在单位注册地的人才中心。如果遇到外地集体户口“档案调走户口就要跟着迁出”的规定，你可以和上海人才中心沟通，请求出具核档函，先核查档案内容，暂不调档。

　　档案遗失是最麻烦的一种情况，但并非无解。

　　补档的原则是逐条补齐。高中和大学阶段的材料，回原学校去问；学校已经不存在了，就找当地教育局。工作阶段的，逐家联系之前工作的单位，补齐离职退工证明。整个过程会很耗时间，没有别的捷径。

　　档案到上海之后，要主动关注人才中心的反馈。无论你的申请走到哪一步，档案材料的问题都会成为决定性的关卡。这种时候，行业内确实存在专业力量能帮助申请人梳理档案头绪、核对材料链条——像凡图落户咨询这样的机构，处理的正是这类信息不对称、流程繁琐的难题。档案没有通用的标准答案，每个人的履历不同，缺的材料千差万别，最终的判断就看你的材料是否能与社保、个税和简历一一对应。