毕业生档案管理办法.doc
毕业生档案管理办法 (修订) 随着我院办学规模不断扩大,办学类型逐步增加,毕业生人数逐年增多,毕业生的档案管理工作日益繁重,为了更好地把毕业生档案管理工作做好,根据上级主管部门要求及我院实际,特制定本办法。 一、档案整理 1、提供档案材料的部门应在6月底前把材料准备好,提供给各系(院)集中整理; 2、专科毕业生档案必须有入学档案(高中、中专档案)、成绩 单、毕业生登记表、就业报到证副本、体检表;卫生类毕业生加装实习报告。 3、中专毕业生档案必须有入学档案(档案卡或学籍卡)、成绩 单、毕业生登记表、报到证副本。 4、三二转段毕业生档案必须有入学档案(档案卡或学籍卡)、成绩单、毕业生登记表、报到证副本、体检表;卫生类毕业生加装实习报告。 5、《毕业生登记表》的填写,要严格按照“填表说明”的要求填写,填表时间统一填为每年7月1日,在“学校组织意见”栏内盖系(院)党支部公章,最后到校企合作与就业指导中心盖章,再装入毕业生档案袋。 6、每届毕业生的档案袋编号由校企合作与就业指导中心统一编 制公布。 二、档案验收 1、毕业生离校前,各系(院)将集中整理好的毕业生档案转交校企合作与就业指导处验收。确实不合格的档案要报告不合格原因(缺少何种材料、是系部原因还是学生本人原因),不合格档案退回所在系(院)继续整理。 2、严格控制不合格档案数量。不合格档案超过3%的系(院)将在年终考评中适当扣分。 3、严格按照档案袋封面材料名称和顺序将袋内材料排序。 4、填写毕业生档案袋封面。在相应的位置填写“档案编号、姓名、性别、系、专业、生源地(具体到区县)”,并对照原始档案材料在“件数”栏内标明具体数量。 5、将学生档案材料装入对应的档案袋中,并再次核对,防止漏放、错放。 6、各系(院)将档案以附表中档案号按大中专分类分别排序。 三、档案的寄送 1、已签约的毕业生档案直接寄送至用人单位; 2、已签约,但用工单位不接收的档案可寄送至生源地人事部门,或由学生直接办理人事代理手续; 3、灵活就业或未就业的毕业生档案寄送至生源地人事部门,或由学生直接办理人事代理手续; 4、升学的毕业生档案由所在系(院)提供详细通信地址,由校企合作与就业指导中心统一寄发至录取学校; 5、报到期内,毕业生档案可以申请暂留系(院),也可以由学生直接办理人事代理手续; 6、除不合格档案外,毕业生档案不办理留校手续。 7、寄送回生源地的档案,由校企合作与就业指导中心统一按各生源地政策要求分装转递。 四、工作要求: 1、各系(院)上报毕业生档案时,需将《毕业生档案编号登记表》用A4纸打印一份,加盖系(院)公章,负责人在首页公章处签字,一并将电子表格报校企合作与就业指导中心; 2、档案袋书写要用黑色或蓝黑色钢笔或黑色中性笔,字体要公正、字迹清晰; 3、相关档案材料整理配档表见附件。未尽事宜另行通知。 五、该办法由校企合作与就业指导处负责解释。
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